Betreuungsform für KMU Was bedeutet „Anlassbezogene Betreuung" nach DGUV Vorschrift 2

Die anlassbezogene Betreuung ist kein neues Konzept, sondern Teil deiner gesetzlichen Pflicht nach Arbeitsschutzgesetz und DGUV Vorschrift 2. Aber: Ab April 2025 wird sie für kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitenden endlich praktikabel – flexibel, schlank und komplett digital umsetzbar. Statt regelmäßiger Termine mit Betriebsarzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit, greifst du nur bei Bedarf auf deren Unterstützung zurück. Ein Unfall? Eine neue Software oder Arbeitsmethode? Neue Möbel im Büro oder Homeoffice-Regelung? Das sind typische Anlässe – und genau dann bist du betreuungspflichtig. Nicht davor, nicht dauerhaft. Das Prinzip: Anlass statt Dauervertrag. Du reagierst gezielt – mit professioneller Hilfe, die du im digitalen Portal buchst. Beratung, Dokumentation, Nachweisführung: alles online, jederzeit abrufbar.

Wer darf die anlassbezogene Betreuung nutzen – und ab wann?

Die gute Nachricht zuerst: Wenn dein Unternehmen nicht mehr als 20 Mitarbeitende beschäftigt, kannst du ab dem 1. April 2025 die anlassbezogene Betreuung nutzen – unabhängig von Branche oder Standort. Entscheidend ist nicht, was du machst, sondern wie hoch dein betriebliches Risiko ist. Und genau hier kommen kleine Dienstleister, Büros und Agenturen ins Spiel. Denn: Die neue Regelung trägt dem Umstand Rechnung, dass in vielen kleinen Betrieben kaum physische Gefährdungen bestehen. Es geht weniger um Maschinen und Baustellen – sondern um Büroarbeit, Bildschirmarbeitsplätze und organisatorische Prozesse. Trotzdem gilt: Auch in diesen Umgebungen musst du als Arbeitgeber sicherstellen, dass deine Mitarbeitenden gesund und sicher arbeiten können.

Früher lag die Grenze für die anlassbezogene Betreuung bei maximal 10 Mitarbeitenden. Jetzt wird sie auf bis zu 20 Mitarbeitende erweitert. Das heißt konkret: Du darfst die anlassbezogene Betreuung in Anspruch nehmen – und zwar ohne ständige Präsenz externer Fachkräfte, aber mit vollem rechtlichen Rückhalt. Wichtig: Du musst nicht extra beantragen, dass du dieses Modell nutzen darfst. Sobald du unter die 20-Mitarbeitenden-Grenze fällst und deine Berufsgenossenschaft die neue Vorschrift offiziell umsetzt, gilt die Regelung automatisch für dich. Was bleibt, ist deine Verantwortung: Du musst wissen, wann ein Anlass vorliegt, und wie du dann korrekt reagierst.

Du bist dir nicht sicher, ob dein Betrieb dazu zählt? Ein kurzes Rechenbeispiel hilft: Mitarbeitende mit bis zu 20 Wochenstunden zählen als 0,5, bis 30 Stunden als 0,75 und erst ab 31 Stunden voll. Das heißt: Schon mit einem Mix aus Teilzeit und Minijobs kommst du unter die 20er-Grenze – und kannst von der neuen Regelung profitieren.

Welche Anlässe lösen eine Betreuungspflicht aus?

Vielleicht fragst du dich jetzt: Wann genau brauche ich eigentlich diese anlassbezogene Betreuung? Die Antwort ist klar geregelt – und überraschend logisch. Immer dann, wenn sich etwas im Betrieb verändert, was die Sicherheit oder Gesundheit deiner Mitarbeitenden beeinflussen kann, musst du handeln. Denn genau dann beginnt deine Betreuungspflicht. Die DGUV Vorschrift 2 listet typische Situationen auf, die als „Anlass“ gelten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Du beziehst ein neues Büro – mit neuen Wegen, Möbeln oder Lichtverhältnissen.
• Du schaffst neue organisatorische Abläufe, etwa durch Homeoffice-Regelungen oder flexible Arbeitszeiten.
• Es kommt zu einem Unfall oder Beinahe-Unfall im Betrieb.
• Es treten gesundheitliche Beschwerden bei Mitarbeitenden auf
• Die Berufsgenossenschaft kündigt eine Begehung oder Prüfung an.

All diese Beispiele haben eines gemeinsam: Sie betreffen deine Pflicht zur sicheren und gesundheitsgerechten Gestaltung der Arbeitsbedingungen. Und genau deshalb darfst du diese Situationen nicht allein beurteilen – sondern musst eine qualifizierte Fachkraft hinzuziehen.
Wichtig zu wissen: Es geht hier nicht um ein „Nice to have“, sondern um eine klare gesetzliche Verpflichtung. Wenn du in einem dieser Fälle keine anlassbezogene Betreuung veranlasst, riskierst du im Ernstfall nicht nur die Gesundheit deiner Mitarbeitenden, sondern auch rechtliche Konsequenzen – etwa Bußgelder oder Beanstandungen durch die Berufsgenossenschaft.

Und genau darum ist es sinnvoll, vorbereitet zu sein – zum Beispiel mit einer digitalen Lösung, bei der du mit wenigen Klicks die passende Fachkraft buchen kannst. Und im besten Fall dokumentierst du alles direkt mit – als Nachweis gegenüber deiner Berufsgenossenschaft. Tue Gutes – und schreib darüber. Denn wer seine Maßnahmen sauber belegt, ist im Fall der Fälle auf der sicheren Seite.

Wie läuft die anlassbezogene Betreuung konkret ab?

Die Theorie klingt gut – aber wie sieht die anlassbezogene Betreuung im Alltag wirklich aus? Ganz einfach: Der Ablauf ist klar strukturiert, praxisnah und komplett digital möglich. Wichtig ist nur, dass du erkennst, wann ein Anlass vorliegt – zum Beispiel, wenn du ein neues Büro beziehst oder eine Mitarbeitende über Sehbeschwerden am Bildschirm klagt.

Voraussetzung ist, dass du die Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt bereits schriftlich bestellt hast. Erst dann dürfen sie im Anlassfall aktiv werden. Tritt ein solcher Fall ein, beauftragst du die bestellten Fachleute gezielt mit der Betreuung – telefonisch, per Videocall oder schriftlich. Hauptsache: Die Beratung ist fachlich fundiert, konkret auf den Anlass bezogen und wird lückenlos dokumentiert.

Ein typisches Beispiel ist die arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung G 37 – sie wird relevant, wenn Beschwerden im Zusammenhang mit Bildschirmarbeit auftreten. In solchen Fällen bist du als Arbeitgeber verpflichtet, die Untersuchung anzubieten. Über eine digitale Plattform wie arbeitssicherheit.digital lässt sich das ganz einfach organisieren – ohne Aufwand, aber mit vollem Nachweis gegenüber der Berufsgenossenschaft.

Der ideale Ablauf:

1. Anlass erkennen: Zum Beispiel Beschwerden bei Bildschirmarbeit.
2. Buchung über unsere Plattform: Du buchst die nötige Unterstützung – digital, ohne Telefonate oder E-Mails.
3. Durchführung der Betreuung: Die Fachkraft berät, untersucht oder dokumentiert nach Bedarf.
4. Umsetzung und Dokumentation: Du setzt empfohlene Maßnahmen um – und hältst alles revisionssicher fest.

Kurz gesagt: Die anlassbezogene Betreuung ist kein Verwaltungsakt, sondern praktische Hilfe – genau dann, wenn du sie brauchst. Und dank Digitalisierung wird daraus kein Projekt, sondern ein Vorgang von wenigen Minuten.

Welche Vorteile hat die anlassbezogene Betreuung für kleine Unternehmen?

Arbeitsschutz klingt für viele kleine Unternehmen nach Bürokratie, Paragrafen und teurem Expertenwissen. Kein Wunder – die Vorschriften wurden jahrzehntelang vor allem auf große Betriebe ausgelegt. Doch mit der überarbeiteten DGUV Vorschrift 2 und der Möglichkeit zur anlassbezogenen Betreuung wird der Arbeitsschutz endlich auch praxisnah für kleine Unternehmen. Denn: Wenn du keine Produktionshalle betreibst, sondern ein Büro, ein Studio, eine Kanzlei oder eine Agentur führst, brauchst du kein komplexes Sicherheitssystem – sondern eine einfache, flexible Lösung, die zu deinem Alltag passt:

• 100 % bedarfsgerecht: Du holst dir Unterstützung genau dann, wenn sie nötig ist – und nicht, weil ein Vertrag es vorschreibt.
• Kosteneffizient: Keine Grundgebühr, kein Leerlauf – du zahlst nur, wenn tatsächlich ein Anlass zur Betreuung vorliegt.
• Digital & unkompliziert: Mit modernen Plattformen läuft alles online: Betreuung buchen, Unterlagen hochladen, Maßnahmen dokumentieren.
• Rechtskonform: Du erfüllst deine Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz und der DGUV Vorschrift 2 – lückenlos und nachvollziehbar.
• Zeitsparend: Du musst keine langen Recherchen führen – die Fachkraft berät dich konkret, zielgerichtet und verständlich.
• Sicher dokumentiert: Alle Vorgänge sind nachvollziehbar archiviert – ideal für Nachweise gegenüber deiner Berufsgenossenschaft.

Die anlassbezogene Betreuung passt sich deinem Tempo an – nicht umgekehrt. Sie gibt dir die Sicherheit, das Richtige zu tun, ohne dich mit überflüssigen Formalitäten zu belasten. Und das Beste: Du kannst alles bequem digital erledigen, ohne Termine vor Ort oder lange Abstimmungen.
So wird aus gesetzlicher Pflicht ein echter Vorteil – für dich, dein Team und deinen Betriebsalltag.

Welche Pflichten bleiben trotz Flexibilität bestehen?

Die anlassbezogene Betreuung macht vieles einfacher – aber sie entbindet dich nicht von deiner grundsätzlichen Verantwortung als Arbeitgeber. Arbeitsschutz bleibt Pflicht. Und auch wenn du weniger Aufwand hast, gibt es klare Anforderungen, die du nicht delegieren oder ignorieren darfst.
Diese Pflichten gelten weiterhin – auch bei anlassbezogener Betreuung:

• Gefährdungsbeurteilung erstellen und aktuell halten: Du bist gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsbedingungen und Risiken in deinem Betrieb regelmäßig zu bewerten. Das betrifft physische wie psychische Gefährdungen – vom Bildschirmarbeitsplatz bis zum Zeitdruck. Die gute Nachricht: Das geht heute komplett digital – z. B. mit unserer Plattform.
• Mitarbeitende regelmäßig unterweisen: Unterweisungen zu Themen wie Bildschirmarbeit, Erste Hilfe, Brandschutz oder Datenschutz musst du regelmäßig durchführen und dokumentieren – unabhängig davon, ob ein Anlass vorliegt oder nicht.
• Anlässe erkennen und handeln: Du musst wissen, wann ein Anlass für Betreuung vorliegt – und dann aktiv werden. Das ist kein „Kann“, sondern ein „Muss“. Bei Veränderungen im Betrieb oder Beschwerden der Mitarbeitenden bist du in der Pflicht, eine qualifizierte Fachkraft hinzuzuziehen.
• Dokumentation führen: Alles, was du im Rahmen des Arbeitsschutzes tust – Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, ärztliche Vorsorge, Maßnahmen nach Beratung – muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Diese Unterlagen sind deine Absicherung gegenüber der Berufsgenossenschaft.

Flexibilität bedeutet nicht Beliebigkeit. Die anlassbezogene Betreuung gibt dir Freiraum – aber nur, wenn du deine Verantwortung aktiv wahrnimmst. Wer auf ständige Betreuung verzichtet, muss umso klarer wissen, wann etwas zu tun ist – und es dann rechtskonform umsetzen.

Was prüft die Berufsgenossenschaft bei der anlassbezogenen Betreuung?

Vielleicht fragst du dich: Was passiert eigentlich, wenn die Berufsgenossenschaft prüft? Worauf schauen die genau – und was muss ich vorzeigen können? Die Antwort: Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Sicherheit. Und zwar für deine Mitarbeitenden – und dich.

Die Berufsgenossenschaft prüft, ob du deinen gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsschutzgesetz und der DGUV Vorschrift 2 nachkommst. Bei der anlassbezogenen Betreuung bedeutet das konkret: Es muss eine aktuelle, dokumentierte Gefährdungsbeurteilung vorliegen – auch in Bürobetrieben. Sie bildet die Grundlage jeder Betreuung. Außerdem wird kontrolliert, ob alle Mitarbeitenden regelmäßig unterwiesen wurden, und ob die Inhalte zur jeweiligen Tätigkeit passen – etwa bei Bildschirmarbeit, Erste Hilfe oder Brandschutz.

Kommt es zu einem konkreten Anlass, zum Beispiel wenn du ein neues Büro beziehst oder Beschwerden auftreten, musst du nachweisen können, dass du darauf reagiert hast – und zwar mit fachkundiger Unterstützung durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen Betriebsarzt. Diese Betreuung muss schriftlich dokumentiert sein. Dazu gehören Beratungen, getroffene Maßnahmen und – falls erforderlich – arbeitsmedizinische Vorsorge. Besonders wichtig: Auch die schriftliche Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes muss vorliegen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben – selbst im anlassbezogenen Modell.

Zusätzlich erwartet die BG, dass du deine Betreuungspflichten kennst und eine funktionierende Struktur für den Arbeitsschutz im Unternehmen etabliert hast.

Die gute Nachricht: Du musst nicht alles im Kopf haben. Aber du musst vorbereitet sein – und deine Prozesse sauber dokumentieren. Am besten digital. Dann wird aus der Prüfung kein Risiko, sondern Routine. Und falls du nichts vorbereitet hast? Dann drohen Nachforderungen, Auflagen und im schlimmsten Fall Bußgelder. Dabei wäre es so einfach gewesen: Digitale Lösung nutzen, Anlässe erkennen, Fachkraft buchen – fertig.

Warum ist die anlassbezogene Betreuung ab 2025 ein Gamechanger?

Du denkst bei Arbeitsschutz noch an verstaubte Aktenordner, komplexe Gesetze und Pflichtstunden, die nie zu deinem kleinen Betrieb gepasst haben? Dann ist 2025 dein Wendepunkt. Denn die überarbeitete DGUV Vorschrift 2 bringt mit der ausgeweiteten anlassbezogenen Betreuung genau das, worauf kleine Unternehmen seit Jahren warten: Rechtssicherheit ohne Bürokratieballast.

Früher warst du mit mehr als 10 Mitarbeitenden automatisch in der Regelbetreuung – mit festgelegten Zeiten für Betriebsarzt und Fachkraft. Jetzt kannst du bis 20 Mitarbeitende vollständig anlassbezogen betreuen lassen. Und das bedeutet: Weniger Fixkosten, mehr Flexibilität, kein unnötiger Overhead. Was macht die neue Regelung so besonders?

• Sie orientiert sich an deinem tatsächlichen Risiko, nicht an starren Mitarbeiterzahlen.
• Sie erlaubt dir, Verantwortung selbst zu übernehmen – aber mit professioneller Unterstützung im Rücken.
• Sie lässt sich zu 100 % digital umsetzen, ohne Papierkram und Vor-Ort-Termine.
• Sie ist gesetzlich anerkannt – du erfüllst alle Vorgaben der DGUV Vorschrift 2.

Das ist nicht weniger Betreuung – sondern eine bessere, zeitgemäßere Form davon. Denn kleine Unternehmen brauchen keine Standardsysteme aus der Industrie. Sie brauchen einfache Werkzeuge, verständliche Regeln und eine klare Linie, was wann zu tun ist. Und genau das liefert dir die anlassbezogene Betreuung ab 2025. Digital. Flexibel. Planbar. Du weißt, wann du reagieren musst – und hast die passende Fachkraft genau dann zur Hand. Nicht vorher, nicht danach. Das ist moderne Arbeitssicherheit – und ein echter Gamechanger für den Mittelstand.

So unterstützt dich arbeitssicherheit.digital bei der Umsetzung

Du kennst jetzt die Anlässe, die Pflichten und die Vorteile. Bleibt die Frage: Wie setze ich das Ganze im Alltag konkret um – ohne mich zu verzetteln? Die Antwort ist einfach: Mit arbeitssicherheit.digital. Unsere Plattform wurde genau für kleine Unternehmen wie deines entwickelt – und bringt alles mit, was du für eine erfolgreiche, digitale und rechtskonforme Umsetzung brauchst.